STRATEGI PENELUSURAN INFORMASI PADA CD-ROM TEEAL: Studi Kasus pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

http://pustaka.litbang.deptan.go.id/publikasi/pp142053.pdfhttp://pustaka.litbang.deptan.go.id/publikasi/pp142053.pdf STRATEGI PENELUSURAN INFORMASI PADA CD-ROM TEEAL: Studi Kasus pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian 40 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 STRATEGI PENELUSURAN INFORMASI PADA CD-ROM TEEAL: Studi Kasus pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Eka Kusmayadi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Jalan Ir. H. Juanda No. 20, Bogor 16122 ABSTRAK Temu kembali atau penelusuran informasi semakin berkembang dengan makin beragam dan meningkatnya kebutuhan informasi pengguna disertai dukungan kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Untuk memperoleh informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna perlu pengetahuan cara berinteraksi dengan sistem dan latar belakang subjek suatu bidang ilmu. Tulisan ini bertujuan untuk mengungkapkan strategi penelusuran yang perlu dikuasai dalam menggunakan basisdata TEEAL. Pengkajian menggunakan metode pendekatan terhadap pengguna, sistem dan formulasi pertanyaan penelusuran. Hasil kajian menunjukkan bahwa strategi untuk mendapatkan informasi yang tepat adalah dengan melakukan komunikasi yang efektif dengan pengguna, memilih basisdata yang tepat, menggunakan istilah standar (thesaurus), serta memahami sistem yang digunakan dan subjektivitas kebutuhan pengguna. ABSTRACT Information Searching Strategy on CD-ROM TEEAL: Case study in the Indonesian Center for Agricultural Library and Technology Dissemination The more increasing and various users information needs the more developing of information retrieval and search and information communication technology (ICT). To obtain accurate information needed by users, the librarians or library officers must have and master the ability to interact with the information systems and to comprehend detail substantive subject knowledge. This article aimed to reveal the information searching strategies in using TEEAL database. The methods used is users, systems, and query formulation approach. The result showed that the strategies to get needed and relevant information are by making effective communication with users, selecting accurate databases, using fixed and standard keywords, mastering the operation system, and observing user's specific information needs. Keywords: Information searching, information need, user services, information technology PENDAHULUAN Informasi kini sudah menjadi salah satu kebutuhan primer manusia, mulai dari yang sifatnya sederhana sampai yang kompleks, dari yang sifatnya hiburan sampai yang ilmiah. Informasi diperlukan untuk berbagai tujuan, antara lain untuk mengambil keputusan, memperlancar kegiatan bisnis atau hanya sekedar memenuhi rasa ingin tahu. Oleh karena itu, berbagai cara dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut dan berbagai perilaku pencarian informasi pun muncul. Kegiatan penelusuran makin berkembang seiring dengan kemajuan teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi, antara lain munculnya berbagai perangkat lunak penelusuran informasi dan media penyimpan informasi. Salah satu perkembangan teknologi penelusuran informasi adalah internet. Keberadaan media ini sudah diterima masyarakat luas dan merupakan pusat informasi yang dapat diakses dari manapun tanpa hambatan ruang dan waktu. Kemajuan teknologi berdampak pula pada teknik penyimpanan informasi dengan berkembangnya berbagai media, seperti hard disk, disket, CD-ROM, CD-RW, DVD, dan optical disc. Perkembangan kebutuhan informasi dan teknologi penyimpanan informasi berkaitan erat. Di satu pihak, orang membutuhkan informasi yang tepat dan berdaya guna, di pihak lain teknologi pun mengemasnya dengan berbagai cara. Kedua pihak ini memiliki kemajuan yang seimbang sehingga untuk menjembataninya diperlukan suatu sistem yang dapat memberi kemudahan. Sering kali orang ingin mencari informasi, namun tidak mengetahui tempat penyimpanan informasi tersebut. Sebaliknya walaupun keberadaan informasi diketahui, cara menemukan atau menelusurnya secara efektif dan efisien dapat menjadi masalah. Sering pula terjadi kegagalan dalam pencarian informasi.Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 41 Menurut Sulistyo-Basuki (1999), kegagalan dalam sistem simpan dan temu kembali informasi berkaitan dengan kriteria unjuk kerja yaitu perolehan dan ketepatan. Kekeliruan dapat terjadi dalam bahasa dokumen, deskripsi isi, prosedur penelusuran, interaksi sistem dengan pemakai, pemanfaatan alat telusur, serta kesalahan manusia. Kegagalan karena kurang memanfaatkan alat telusur biasanya tidak terlalu serius. Kegagalan ini dapat bersumber dari peralatan atau cara menggunakannya. Namun kegagalan yang menyangkut keputusan pemakai serta interaksinya dengan sistem lebih serius dan lebih sulit dibenahi. Dengan demikian, isu yang tidak kalah menarik dalam era informasi adalah menemukan strategi penelusuran yang tepat untuk memperoleh informasi atau dokumen yang relevan dari tempat penyimpanan informasi atau basisdata. Karena itu pustakawan harus dapat menguasai dan menerapkan strategi penelusuran agar informasi yang diperlukan pengguna dapat disediakan dalam waktu yang singkat dan mempunyai nilai relevansi yang tinggi. Permasalahan dalam temu kembali informasi terjadi pada komponen penyediaan dokumen atau sistem yang digunakan dan pengguna informasi. Permasalahan tersebut antara lain adalah: 1. Apabila dilakukan secara manual, upaya mendapatkan dokumen atau informasi yang diinginkan memerlukan waktu yang lama. Oleh karena itu, penelusuran secara elektronis dapat menjadi alternatif untuk mendapatkan informasi yang tepat. 2. Pencarian informasi secara elektronis masih menghadapi beberapa kelemahan, antara lain tidak dapat membedakan arti suatu kata secara spesifik, terutama untuk homonim (sinonim dan homograf). 3. Perlu pengetahuan terhadap sistem, terutama adaptasi terhadap perangkat lunak yang digunakan, sehingga perlu pemahaman secara detail terhadap subjek dan juga sistemnya. 4. Tidak semua pengguna atau pencari informasi mengerti pemanfaatan logika Boolean. Dalam proses temu kembali informasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penelusur atau intermediary, seperti kebutuhan pengguna, sistem temu kembali yang digunakan, dan strategi penelusuran yang digunakan. Di samping itu, pendekatan terhadap pengguna juga ikut menentukan keberhasilan proses penelusuran, sehingga upaya untuk mengenal dan mengetahui kebutuhan pengguna perlu diperhatikan. Terdapat beberapa teori tentang strategi mengenal kebutuhan pengguna. Vickery dan Vickery (1993) mengemukakan beberapa pendekatan yang perlu dilakukan untuk membantu pengguna menemukan informasi yang dicarinya, yaitu: • Memahami ruang lingkup atau konteks informasi yang akan ditelusur. • Menyeleksi sumber-sumber basisdata yang mengoleksi informasi yang dicari. • Mengidentifikasi query-query yang memungkinkan informasi terambil. • Mengklarifikasi query. • Memahami istilah-istilah dan standar istilah dalam basisdata yang dipilih. • Membuat search statement dengan menggunakan Boolean, truction, dan proximity. • Melakukan akses ke basisdata. • Menghilangkan duplikasi. • Memeringkat hasil penelusuran untuk menentukan dokumen yang benar-benar relevan. • Mengevaluasi proses penelusuran. • Mengubah atau memformulasikan kembali penelusuran. • Menggunakan multilingual facilities. Pendekatan tersebut mengindikasikan adanya paradigma penelusuran yang berorientasi kepada pengguna. Paradigma ini melahirkan tiga pendekatan baru, yaitu value approach, sense-making approach, dan anomalous states of knowledge (ASK) approach (Diao 1996). Pendekatan-pendekatan ini berfokus pada (1) situasi problematik pengguna, (2) pemahaman pengguna tentang kegunaan dan kriteria informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah, dan (3) pengetahuan pengguna tentang (1) dan (2) dikaitkan dengan kegiatan sistem informasi. Dervin dan Nilan (1986) mendefinisikan sensemaking sebagai perilaku internal dan eksternal yang memungkinkan individu mengkonstruksikan dan merancang kebutuhan dalam perjalanannya melintasi ruang dan waktu. Secara konseptual, sense-making merupakan seperangkat metode yang digunakan untuk mengkaji proses penciptaan sense oleh individu-individu. Dalam perjalanannya melintasi ruang dan waktu tersebut terjadi kesenjangan dalam struktur pengetahuan individu untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kesenjangan inilah yang diidentifikasi sebagai ASK. Kesenjangan tersebut mendorong individu untuk42 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 Generators Users image of image of the world Text Request the world linguistic pragmatic transformations Conceptual state Information Anomalous state Conceptual state of knowledge of knowledge of knowledge belief, intent realisation of need knowledge of users transformation Gambar 1. Hubungan anomalus state of knowledge seseorang dengan pola pencarian informasi (Belkin et al. 1982). berperilaku mencari informasi guna memenuhi kebutuhannya. Pengaruh ASK dalam cara memperoleh informasi diilustrasikan pada Gambar 1. Meadow (1992) menyatakan bahwa ASK merupakan dasar dari kebutuhan informasi pengguna. Selanjutnya, Meadow membuat runtutan proses tersebut sampai ke sistem temu kembali informasi, yaitu bermula dari ASK lalu muncul kebutuhan akan informasi, formulasi query, search parameter, retrieved record, dan berakhir di basisdata. Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui langkahlangkah penelusuran (query) yang tepat untuk memperoleh informasi yang relevan sehingga mendapatkan presisi yang memuaskan. Berdasarkan pembahasan terhadap beberapa hal yang berhubungan dengan temu kembali informasi diharapkan dapat diambil kesimpulan tentang: 1. Strategi penelusuran yang benar sehingga dapat dicapai proses temu kembali informasi yang efektif dan efisien. 2. Cara mengatasi permasalahan penelusuran sehingga faktor yang menyebabkan kegagalan penelusuran dapat ditekan semaksimal mungkin. 3. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan apabila akan melakukan penelitian tentang penelusuran informasi, misalnya parameter yang harus ditentukan, variabel yang harus diambil, faktor-faktor yang perlu dilihat, dan metode yang sesuai. METODE Desain Pengkajian Pengkajian dirancang dengan pendekatan terhadap pengguna, sistem, dan formulasi pertanyaan penelusuran. Ada berbagai cara pengguna memperoleh informasi, yaitu melalui surat, e-mail, telepon, faksimile atau datang langsung ke perpustakaan. Pengguna yang dijadikan kajian adalah peneliti yang datang ke perpustakaan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA), Bogor, menggunakan fasilitas penelusuran elektronis, dan mengisi daftar isian yang disediakan. Penentuan basisdata yang akan diamati dilakukan melalui pengamatan pada setiap tahapan komunikasi antara pengguna dan penelusur. Komunikasi awal terjadi saat pengisian formulir, di mana terjadi transaksi komunikasi antara penelusur dan pengguna untuk menentukan proses penelusuran, apakah akan dilakukan sendiri oleh pengguna atau dengan bantuan pustakawan. Transaksi komunikasi selanjutnya adalah menyatakan kebutuhan informasi yang akan dicari yang meliputi judul, pengarang, publikasi, tahun terbit, abstrak dan sebagainya serta proses penelusuran dan strategi yang akan digunakan. Berdasarkan transaksi-transaksi komunikasi tersebut, penelusur dapat mengidentifikasi judul penelitian, tujuan penelitian, ruang lingkup pembahasan, dan sebagainya. Selama penelusuran berlangsung, penelusur terus berdiskusi tentang informasi yang dibutuhkan ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 43 pengguna dalam upaya memperluas atau menambah informasi yang mungkin dibutuhkan. Setelah mengetahui spesifikasi informasi yang akan dicari, langkah berikutnya adalah memilih basisdata yang mengoleksi informasi yang dicari. Kriteria basisdatanya adalah subjek yang termuat dalam basisdata tersebut. Pemilihan Basisdata PUSTAKA memiliki beberapa jenis basisdata yang tersimpan dalam bentuk hardisk, disket maupun CD-ROM (Tabel 1). Agar pengkajian ini tidak terlalu luas maka dalam pengkajian hanya dibatasi pada basisdata TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library). Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan dan memfokuskan pengkajian secara mendalam pada satu sistem temu kembali informasi, meskipun dalam kondisi sebenarnya penelusuran informasi tidak dapat hanya mengandalkan satu sistem temu kembali, mengingat banyaknya basisdata dan sistem temu kembali yang ada. Instrumentasi Berdasarkan spesifikasi informasi yang ingin dicari dan basisdata yang dipilih, langkah selanjutnya adalah mencocokkan istilah yang sudah ditentukan dengan thesaurus yang ada dalam basisdata. Apabila hasil penelusuran dengan istilah pertama tidak sesuai maka dilakukan penguatan ulang pertanyaan sebagaimana yang dijelaskan oleh Sulistyo-Basuki (1999). Penguatan ulang pertanyaan dilakukan dengan cara memperbaiki istilah telusur yang digunakan, yaitu dengan memberikan persamaan istilah-istilah berdasarkan thesaurus (agriculture vocabulary/AGROVOC), penghilangan kata yang bobotnya rendah, dan penggunaan istilah yang lebih luas (broader term). Berdasarkan AGROVOC, istilah yang sama untuk genetic engineering adalah genetic manipulation, sedangkan insecticidal protein tidak ada persamaan istilahnya. Istilah lain untuk insect adalah insecta, sedangkan untuk plant resistance tidak mempunyai istilah luas atau persamaan istilah. Pembobotan istilah diketahui setelah terjadi komunikasi dengan pengguna. Untuk mengevaluasi kegiatan penelusuran, penelusur menghitung ketepatan (precision) dari query atau pernyataan telusur yang diperoleh. Langkah-langkahnya adalah: (1) melakukan akses ke CD-ROM dengan memasukkan query yang telah ditentukan, (2) mencetak hasil penelusuran ke dalam bentuk kertas yang mencakup judul, pengarang, nomor CD, nama publikasi/jurnal, tahun terbit, abstrak dan yang lainnya, (3) memilih dokumen yang relevan menurut penilaian penelusur sehingga tidak semua dokumen yang diambil dari basisdata dicetak, (4) memberikan dokumen yang telah dicetak kepada pengguna, (5) memilih dokumen yang relevan, dan (6) menghitung ketepatan. Relevansi dihitung dengan rumus Meadow (1992) yaitu: Jumlah dokumen yang relevan Presisi/relevansi = x 100% Jumlah dokumen yang terambil Tabel 1. Jenis-jenis basisdata yang ada di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Jenis basisdata Lingkup penelitian Bentuk media Bentuk isi Basisdata Pertanian DN Hard disk Data bibliografi dan abstrak Katalog Buku DN, LN Hard disk Data bibliografi Katalog Majalah DN, LN Hard disk Data bibliografi CCOD LN Disket Data bibliografi AGRIS DN, LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak AGRICOLA LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak CARIS DN, LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak TROPAG and RURAL DN, LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak CROP PROTECTION COMPENDIUM LN CD-ROM Fulltext CABI Abstracts LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak BPS Statistik DN CD-ROM Fulltext NTIS LN CD-ROM Data bibliografi dan abstrak TEEAL LN CD-ROM Fulltext Keterangan: DN= dalam negeri, LN= luar negeri.44 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 HASIL DAN PEMBAHASAN Profil Pengguna Dalam pengkajian temu kembali informasi ini, penulis mendapatkan pengguna yang sedang menulis penelitian berjudul: Peranan dan Potensi Dietary Insecticidal Protein dalam Rekayasa Genetika Tanaman Tahan Hama. Untuk menyelesaikan tulisan tersebut, pengguna memerlukan bantuan pustakawan untuk menemukan artikel-artikel yang berhubungan dengan penelitian yang akan ditulis, baik yang berbahasa Inggris maupun Indonesia. Pengguna termasuk pencari informasi aktif karena mau datang langsung ke perpustakaan sehingga dapat terjadi komunikasi tatap muka baik sebelum maupun selama pencarian informasi berlangsung. Dengan demikian strategi penelusuran dan evaluasinya dapat dilakukan dengan cepat sehingga keberhasilannya dapat diketahui dengan cepat pula dan sesuai dengan keinginan pengguna. Berdasarkan deskripsi di atas, permasalahan yang muncul adalah pangkalan data apa yang sesuai untuk mendapatkan informasi tersebut serta strategi penelusuran (query) yang tepat untuk menangkap informasi yang relevan sehingga diperoleh presisi yang memuaskan. Profil Basisdata Ada beberapa basisdata pertanian yang dapat dijadikan sumber informasi, yaitu AGRIS, TROPAG, CABI dan TEEAL. Basisdata AGRIS, CABI, dan TROPAG hanya berisi deskripsi bibliografis dan abstrak serta dokumennya sering tidak dilanggan oleh PUSTAKA, sehingga artikel aslinya sulit ditemukan. Menurut pengguna, artikel rekayasa genetika di dalam negeri masih sangat terbatas sehingga peluang mendapatkannya sangat kecil. Berdasarkan hal itu dipilih basisdata TEEAL, karena basisdata ini full-text sehingga artikel lengkapnya dapat dengan cepat ditemukan. TEEAL merupakan gabungan dari beberapa jurnal antara lain yang diterbitkan oleh AGRIS, AGRICOLA, dan CABI. Namun demikian, basisdata AGRIS, AGRICOLA, CABI, TROPAG, dan basisdata pertanian lainnya digunakan sebagai alternatif kedua setelah TEEAL karena dalam basisdata tersebut mungkin terdapat beberapa artikel yang relevan atau yang terbit sebelum atau sesudah tahun 1993-1996. TEEAL dikembangkan oleh The Mann Library at Cornell University, Ithaca New York Amerika Serikat, merupakan hasil gabungan dari jurnal-jurnal penting di bidang pertanian, dan dipilih khusus untuk peneliti di negara berkembang. Jurnal-jurnal dalam TEEAL disediakan melalui kesepakatan khusus dengan pemegang hak cipta yang sekaligus melakukan pengindeksan. Lembaga yang mendanai TEEAL adalah Yayasan Rockefeller. Fasilitas software yang digunakan dalam TEEAL adalah Folio dan Image View. Folio adalah software untuk pencarian dan temu kembali informasi, sedangkan Image View untuk melihat artikel lengkapnya. Untuk mengoperasikannya terdapat tiga mode, yaitu Browse, Document, dan Citation List. Mode Browse digunakan untuk melihat tampilan melalui judul dan issues, mode Document untuk menampilkan sitasi secara lengkap dari dokumen dalam koleksi TEEAL, dan Citation List untuk mengurutkan sitasi atau rekord yang ditemukan dari proses pencarian. Informasi yang tercantum dalam format rekord TEEAL adalah judul, pengarang, sumber, tahun publikasi, bahasa yang digunakan, deskriptor, abstrak, dan nomor CD. Teknik Penelusuran Basisdata TEEAL Ada dua jenis strategi penelusuran yang digunakan dalam TEEAL, yaitu basic search dan advanced search. Basic search digunakan untuk melakukan pencarian melalui field-field tertentu, misalnya judul atau pengarangnya saja. Pada advanced search, kata kunci hanya dimasukkan satu kali dan dapat berlaku untuk semua field. Kosakata Terkendali Basisdata TEEAL merupakan kumpulan rekord dari sejumlah sumber yang berbeda. Rekord diimpor dengan izin dari pemegang hak cipta basisdata yaitu CABI, BIOSIS, Medline, EconLit, AGRICOLA, dan AGRIS. Rekord juga dibuat oleh staf TEEAL dan ditambahkan ke sistem. Oleh karena itu, tidak ada standar kosakata yang digunakan untuk pengindeksan sistem. Walaupun demikian, kode subjek CABI ditambahkan pada tiap rekord, di samping tersedia beberapa standardisasi untuk klasifikasi subjek silang. Rekord BIOSIS dari 1997 tidak mempunyai kode CABI. Kode CABI TEEAL mempunyai kode alfabetik/numerik yang dipolakan untuk tiap sitasi dengan lingkup yang luas dalamJurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 45 subjek bidang pertanian. Dalam bidang ekonomi, misalnya, terdapat 32 kode yang mencakup ekonomi yang luas: EE110 untuk agricultural economics, EE160 untuk land use and evaluation; EE900 untuk labor and employment. Kode-kode tersebut ditambahkan pada waktu pengindeksan. Hasil pengindeksan ini digunakan untuk mendapatkan semua subistilah yang mungkin dibutuhkan dalam penelusuran. Kode ini dapat menghasilkan seratus atau lebih sitasi yang memungkinkan penelusuran menjadi lebih teliti seperti pencarian subjek yang luas dan sangat membantu pengguna, baik pengguna baru, sudah biasa maupun yang profesional. Komunikasi Penelusuran Penelusuran merupakan salah satu langkah yang harus dilakukan oleh petugas atau pengguna perpustakaan untuk memperoleh informasi atau artikel yang dibutuhkan. Penelusuran dapat dilakukan oleh pengguna sendiri atau dengan bantuan petugas. Keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan karena keberhasilan penelusuran tidak hanya ditentukan oleh yang melakukan penelusuran, tetapi juga sangat bergantung pada komunikasi antara pengguna dan petugas. Melalui komunikasi akan terjadi transaksi komunikasi untuk menentukan basisdata dan sistem penelusuran yang akan digunakan, formulasi pertanyaan telusur, penentuan subjek, dan sebagainya. Pengguna yang sudah biasa menggunakan sistem penelusuran umumnya melakukan penelusuran sendiri karena merasa lebih puas. Sulistyo-Basuki (1999) menyatakan, formula penelusuran akan mempengaruhi perolehan apabila tidak dapat meliputi semua aspek dari pertanyaan atau apabila dirumuskan terlalu spesifik atau terlalu luas. Komunikasi antara petugas dan pengguna memerlukan pengetahuan tentang subject specialist untuk memilih subjek yang tepat. Petugas perpustakaan umumnya cukup kreatif dan mampu membaca pikiran pengguna serta mampu berkomunikasi dengan baik. Hal ini terlihat dari kemampuannya menempatkan pendapat berdasarkan sudut pandang pengguna yang meminta jasa penelusuran, bukan berdasarkan pandangan atau pendapat petugas penelusuran sendiri. Komunikasi antara petugas dan pengguna juga menentukan ketepatan dalam menganalisis subjek, menerjemahkan pertanyaan ke dalam bahasa indeks suatu sistem, dan memformulasikan strategi penelusuran. Pada permintaan penelusuran melalui surat atau media lain, pengguna dan petugas tidak dapat berkomunikasi tatap muka sehingga petugas penelusuran kurang dapat menganalisis atau menafsirkan permintaan informasi secara tepat. Akibatnya informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan keinginan pengguna. Komunikasi tatap muka memungkinkan terjadi wawancara. Berdasarkan wawancara tersebut petugas penelusuran dapat memutuskan langkah-langkah yang akan diambil dalam proses penelusuran dokumen. Cara tersebut juga dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Oleh karena itu, kejelasan atau keterincian informasi yang diminta pengguna ikut menentukan keberhasilan penelusuran karena akan mempengaruhi keakuratan dalam menentukan kata kunci. Kejelasan pesan atau informasi hanya dapat diperoleh bila komunikasi antara penelusur dan pengguna memiliki kesamaan, terutama pada penelusuran yang didelegasikan. Makin jelas permintaan informasi yang disampaikan maka peluang memperoleh informasi yang relevan makin tinggi dan dokumen yang diperoleh makin banyak, karena pustakawan lebih mampu mengambil tindakan apabila terdapat permasalahan dalam penelusuran. Karakteristik informasi atau dokumen merupakan makna dari simbol komunikasi yang dapat digunakan untuk keperluan penelusuran dan pemilihan dokumen. Profil informasi tersebut antara lain meliputi subjek, tahun terbit, geografi, jenis dokumen, dan bahasa. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi yang tepat, efektif dan efisien antara pengguna dengan petugas perpustakaan akan meningkatkan keberhasilan penelusuran dan memperoleh subjek yang tepat. Pemahaman terhadap Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem yang minimal untuk TEEAL adalah: PC 486, Windows 95, RAM 16 Mb, hard disk masih memililki free-space 300 Mb, CD-ROM drive, monitor warna, video card yang mampu untuk 256 warna, dan laser printer 300 dpi. Untuk mendapatkan hasil yang memuaskan dapat digunakan konfigurasi yang optimal seperti berikut: CPU Intel Pentium Pro (atau kompatibelnya) atau Pentium II 200 Mhz atau di atasnya, dengan atau tanpa MMX termasuk port high-speed printer, RAM 32-64 Mb, disk drives 3.5" 1.44Mb floppy, hard drive minimum 300 Mb free space, CD-ROM drive minimum 12x speed, monitor/ video berwarna l7 inci, 1280 x 1024 dengan 256 warna atau 19 inci, 1600 x 1200 dengan ribuan warna (24-bit), sistem operasi Microsoft Windows 95/98/NT 4.0, versi English language, printer laser 600 dpi, 12-16 halaman/menit, ukuran kertas legal (8,5 x 14 inci).46 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 Penentuan Pertanyaan atau Istilah Telusur yang Standar Berdasarkan transaksi komunikasi antara penelusur dan pengguna diperoleh informasi tentang keinginan pengguna serta batasan-batasan masalah, misalnya dari segi bahasa dan tahun terbit. Judul yang diinginkan tidak harus persis sama dengan judul penelitian yang akan ditulis karena dapat saja istilah yang dicari ada dalam abstraknya. Selain informasi yang berkaitan langsung dengan judul, ada informasi lain yang terkait dan mungkin dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, penelusur dapat menentukan atau memformulasikan istilah telusur yang harus digunakan dalam penelusuran. Pada kasus pengguna ingin mengetahui cara kerja insecticidal protein dalam menghambat pertumbuhan hama dan kemungkinan menerapkan teknik rekayasa genetika untuk meningkatkan resistensi tanaman, spesifikasi informasi yang akan dicari atau istilah telusur yang akan digunakan dalam proses pencarian dan bobotnya adalah genetic engineering(1), insecticidal protein(2), plant(3), insect(4), dan resistance(5). Berdasarkan identifikasi query sehubungan dengan judul penelitian tersebut diperoleh beberapa model istilah yang mungkin dapat digunakan, yaitu: 1) (genetic AND engineering) 2) (genetic AND engineering) AND (insecticidal AND protein) 3) (genetic AND engineering) AND (insecticidal AND protein) AND insect AND plant AND resistance 4) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (insecticidal AND protein) AND (insect) AND (plant) AND resistance 5) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (insecticidal AND protein) AND (insect OR insecta) AND (plant OR plants) AND resistance 6) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (insecticidal AND protein) AND (insect OR insecta) AND (plant OR plants) 7) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (insecticidal AND protein) AND (insect OR insecta) 8) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (pesticides OR pesticide) 9) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (pesticides OR pesticide) AND (insect OR insecta) AND (plant OR plants) 10) (genetic AND engineering) OR (genetic AND manipulation) AND (pesticides OR pesticide) AND (insect OR insecta) Dalam mengidentifikasi query, langkah yang dilakukan adalah melihat thesaurus bidang pertanian (AGROVOC). Dengan thesaurus ini dapat dikendalikan istilah-istilah yang digunakan dalam penelusuran, baik untuk melihat persamaan istilah atau perluasan istilah. Contoh penggunaan persamaan istilah adalah genetic manipulation dengan genetic engineering, sedangkan untuk perluasan istilah adalah insecticidal protein dengan pesticide. Selain itu, diperhatikan pula daftar kata-kata hasil pengindeksan secara otomatis oleh sistem, misalnya penggunaan plants dan plant. Setelah komunikasi dan penentuan pertanyaan telusur dilakukan, langkah selanjutnya adalah memasukkan pertanyaan telusur tersebut ke dalam sistem penelusuran yang digunakan dalam TEEAL. Cara yang digunakan untuk menemukan informasi yang diinginkan dari basisdata TEEAL adalah strategi advance, karena strategi tersebut mampu melacak semua istilah yang ada dalam setiap field basisdata sehingga menghemat waktu dan tenaga. Selain itu, pengguna tidak mengharuskan agar informasi yang diinginkan ada pada field tertentu misalnya judul. Selanjutnya penelusuran dilakukan berulang dengan cara yang sama untuk setiap model istilah yang digunakan. Perolehan Dokumen Hasil penelusuran yang diperoleh berdasarkan model istilah yang digunakan disajikan pada Tabel 2. Pada model istilah pertama, penggunaan istilah tunggal memberikan pengertian atau materi yang terlalu luas dan jumlah dokumen yang ditemukan cukup banyak. Pengguna keberatan menggunakan artikel yang terlalu luas sehingga penelusuran dipersempit dengan menggunakan model istilah kedua. Dengan menggunakan model istilah kedua, Tabel 2. Jumlah dokumen yang relevan dari basisdata TEEAL berdasarkan model istilah yang digunakan. Jumlah artikel Jumlah artikel Model istilah terambil relevan Keterangan (buah) (buah) 1 438 - Terlalu banyak 2-7 7 6 8 80 9 50 10 3 0Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 47 bidang bahasan menjadi lebih sempit sehingga hanya diperoleh tujuh artikel tentang rekayasa genetik dengan menggunakan insektisidal protein. Penggunaan persamaan istilah, baik yang berasal dari AGROVOC maupun dari hasil pengindeksan otomatis dari mesin (penggunaan kata plant dan plants), tidak menemukan jumlah dokumen yang baru atau yang lebih detail (model istilah ketiga sampai keenam). Namun bukan berarti tujuh dokumen tersebut memberikan relevansi yang tepat bagi pengguna, karena pengguna harus membaca abstrak atau artikel lengkapnya lebih dulu sebelum memutuskan dokumen tersebut relevan atau tidak. Ditemukannya jumlah dokumen yang sama, walaupun sudah diberi pembobot plant, insect dan resistance, disebabkan istilah-istilah tersebut memang ada pada tujuh dokumen tersebut, walaupun mungkin frekuensinya berbeda. Kondisi tersebut tidak dapat dijadikan pedoman untuk menyimpulkan cukup menggunakan pembobot insecticidal protein saja tanpa mempertimbangan istilah plant, insect dan resistance. Hal itu dibuktikan pada penelusuran dengan model istilah ke-8 hingga ke-10. Pada ketiga model tersebut, jumlah dokumen yang ditemukan berbeda dengan menggunakan pembobot yang berbeda. Pemberian bobot dengan dua istilah, yaitu insect dan plant menunjukkan hasil yang lebih banyak daripada hanya dengan istilah insect atau insects. Menurut pengguna, model istilah ke-8 sampai ke-10 tidak sesuai dengan yang diinginkan, karena pestisida mempunyai arti yang berbeda dengan insecticidal protein. Oleh karena itu, hasil penelusuran dengan model istilah ke-8 sampai ke-10 tidak digunakan. Relevansi/Presisi Dokumen Berdasarkan hasil penilaian pengguna, jumlah dokumen yang dianggap sesuai dengan yang dibutuhkan untuk menunjang bahan tulisan ada enam jenis. Dokumen tersebut dihasilkan dari penelusuran dengan menggunakan model istilah ke-2 sampai ke-7 (Tabel 2). Berdasarkan jumlah dokumen yang diambil oleh pengguna yaitu enam dokumen dari rekord yang terpanggil sebanyak tujuh buah, maka persentase presisi yang diperoleh dari proses penelusuran ini adalah 85,7%. Cara Mendapatkan Dokumen/Artikel Lengkap Basisdata TEEAL mempunyai format full-text sehingga untuk mendapatkan artikel aslinya dapat diperoleh dengan cara mencetaknya secara langsung dari tampilan View. Artikel lengkap dari suatu dokumen dalam basisdata TEEAL dihubungkan secara langsung melalui field nomor CD atau nama jurnalnya. Dengan cara mengklik kedua field tersebut dapat dilihat artikel lengkapnya dengan bantuan Viewer. Dari tampilan tersebut dapat dilakukan pencetakan dengan memilih menu perintah File dan Print. KESIMPULAN DAN SARAN Strategi yang dapat ditempuh untuk mendapatkan informasi yang relevan adalah memilih jenis basisdata yang tepat, melakukan komunikasi efektif antara pengguna dan petugas perpustakaan, menentukan pertanyaan telusur yang standar, melakukan penguatan ulang pertanyaan telusur, dan meminta pengguna untuk menilai hasil yang diperoleh. Komunikasi yang efektif antara pencari informasi dan penelusur akan menentukan strategi penelusuran yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan untuk penelusuran informasi serta relevansi dokumen yang diperoleh. Pemilihan basisdata menentukan keberhasilan penelusuran untuk mendapatkan subjek yang relevan dengan yang diinginkan pengguna. Teknik pemberian persamaan istilah standar (thesaurus), penambahan atau pembuangan istilah atas dasar bobot istilah, serta perluasan atau penyempitan istilah yang digunakan dapat membantu menemukan dokumen yang relevan bagi pengguna. Untuk dapat melakukan penelusuran dengan baik, pemahaman terhadap sistem yang digunakan sangat penting, seperti pengetahuan akan indeks yang digunakan sistem dan kosakata disiplin ilmu tertentu. Penilaian relevansi sangat dipengaruhi oleh subjektivitas pengguna sehingga pengguna tidak dapat diperlakukan dengan cara yang sama. Pada perpustakaan yang memiliki banyak basisdata, informasi dapat diperoleh dari berbagai basisdata. Oleh karena itu, penguasaan penelusur terhadap berbagai sistem temu kembali informasi perlu ditingkatkan. Karakteristik software yang digunakan dan basisdata yang dimiliki perpustakaan perlu dipelajari dengan sebaikbaiknya.48 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14, Nomor 2, 2005 DAFTAR PUSTAKA Belkin, N.J., R.N. Oddy, and H.M. Brooks. 1982. ASK for information retrieval : part I. Background dan theory. Journal of Documentation 38(2): 52-56. Dervin, B. and M. Nilan. 1986. Information needs dan uses. Annual Review of Information Science and Technology (ARIST) V. 21. [n.l] : Knowledge Industry Publication, Inc. Diao, A.L. 1996. Metode penelitian kualitatif dalam penelitian tentang kebutuhan perilaku pemakai informasi. Dalam Prosiding Seminar Sehari Layanan Pusdokinfo Berorientasi Pemakai di Era Informasi. Depok 16 Maret. Depok: Universitas Indonesia. Meadow, C.T. 1992. Text information retrieval systems. New York: Academic Press, Inc. Raitt, D.I. (Ed.) 1984. An introduction to on-line infor-mation system. Oxford: Learned Information. Sulistyo-Basuki. 1999. Teknik dan jasa dokumentasi. Jakarta: Gramedia. Vickery, B. dan A. Vickery. 1993. Online search interface design. Journal of Documentation 49(2): 103-107.