Latar Belakang

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pada zaman sekarang ini, tak bisa kita pungkiri bahwa kemajuan ilmu pengetahuan dan informasi melaju dengan cepat, kemajuan ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah satunya ialah dari perkembangan perpustakaan di Indonesia yang sudah semakin baik, hal ini karena perpustakaan dianggap sangat penting bagi kemajuan sebuah bangsa. Negara yang baik adalah negara yang memiliki pendidikan dan perpustakaan yang baik. Semakin baik sebuah perpustakaan, semakin diketahuilah betapa pentingnya ilmu pengetahuan bagi kemajuan suatu bangsa.

Perpustakaan sebenarnya bukan nama yang asing lagi bagi masyarakat luas, terutama bagi mereka yang mengenyam pendidikan formal, karena perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan yang sekaligus menjadi tempat penelusuran informasi yang menyenangkan, menyegarkan, dan mengasyikkan, oleh karena itu citra perpustakaan perlu dibangun agar dapat berkembang dengan baik. Kegiatan yang dilakukan suatu perpustakaan sebagai sumber informasi adalah melaksanakan urusan penyimpanan, pengolahan dan pelayanan bahan pustaka baik tercetak maupun terekam untuk dimanfaatkan pengguna.

Perpustakaan dikatakan sebagai salah satu perangkat penyelenggara pendidikan baik formal maupun non formal yang berdaya upaya ikut serta mengemban misi induk diatasnya. Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi harus sejalan dengan berdirinya perguruan tinggi itu sendiri, begitupun dengan lembaga pendidikan lainnya. Universitas merupakan lembaga pendidikan yang mencakup berbagai bidang keilmuan, baik eksak maupun sosial. Hal ini tentunya akan berlainan dengan institut atau sekolah tinggi, yang hanya mencakup satu subyek ilmu saja. Aspek keuniversalan di universitas inilah yang kemudian harus di pahami, tidak terkecuali oleh perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi, yang banyak orang menyebutnya sebagai jantung universitas, merupakan salah satu penyangga kegiatan keilmuan dalam universitas. Peran vital perpustakaan perguruan tinggi adalah pendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, sebagaimana dikenal dengan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafilisasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan jurusan, bagian, fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, akademi, maupun perpustakaan program non reguler.[1]

Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah pengolahan. Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai. Tujuannya agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Pengolahan merupakan pekerjaan yang berurutan, mekanis, sistematik dan runtut. Adapun pengolahan koleksi dilakukan dengan manual dan komputerisasi.

Kegiatan yang berkaitan dengan pengolahan adalah pengklasifikasian, pengkatalogan, penginputan data, dan lain-lain. Kegiatan ini merupakan salah satu kegiatan pokok suatu perpustakaan.

Maka dengan demikian Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang dimana salah satu kegiatan pokoknya adalah pengolahan. Adapun pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dilakukan secara manual dan komputerisasi.

B.     Pembatasan Perumusan Masalah

1.      Pembatasan Masalah

Untuk memudahkan pembahasan agar tidak terlalu meluas dalam penulisan laporan PKL ini, penulis memfokuskan untuk membatasi penulisan laporan PKL ini pada pembahasan topik tentang : ”Pengolahan Bahan Pustaka.”

2.      Perumusan Masalah

Berdasarkan pembatasan masalah di atas maka beberapa rumusan masalah adalah sebagai berikut :

a.       Bagaimana sistem pengolahan yang ada pada Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

b.      Apa saja kendala atau hambatan yang terjadi pada bagian pengolahan?

c.       Bagaimana tahapan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

C.    Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Adapun tujuan dari Praktek kerja Lapangan (PKL) ini adalah :

a.       Sebagai penambahan ilmu pengetahuan di luar kuliah dan pengalaman di dunia kerja bagi mahasiswa yang bersangkutan.

b.      Mencoba menerapkan antara teori yang di dapat pada bangku kuliah dengan praktek yang di dapat pada tempat kerja yang sebenarnya.

c.       Sebagai salah satu persyaratan memenuhi kompetensi lulusan Jurusan Ilmu Perpustakaan sebagai calon sarjana strata satu di jurusan ini.

d.      Sebagai salah satu mata kuliah keahlian (MKK) yang bersifat wajib dengan bobot 2 (dua) satuan kredit semester (sks)

5. Mengetahui dan memahami seluruh kegiatan pengolahan Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
6. Mengetahui kendala dan hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

g.      Menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yaitu tentang gambaran umum pekerjaan perpustakaan dan peran Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

D.    Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam laporan PKL ini adalah :

BAB I                              PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, pembatasan perumusan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.

BAB II                             TINJAUAN LITERATUR

Pada bab ini berisi tentang kajian pustaka yang berhubungan dengan tema kegiatan yaitu : definisi perpustakaan, definisi perpustakaan perguruan tinggi, tujuan, fungsi dan tugas perpustakaan perguruan tinggi, serta kegiatan pengolahan bahan pustaka.

BAB III                           PEMBAHASAN TOPIK MASALAH

Pada bab ini membahas mengenai proses pengolahan bahan pustaka.

BAB IV                           KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan keseluruhan penulisan laporan yang disertai saran-saran yang membangun bagi pihak-pihak yang terkait.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A.    Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan ialah mengumpulkan, menyusun, dan memelihara buku-buku dan dokumen-dokumen pustaka dengan maksud menyediakannya bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran, dan keperluan-keperluan lain yang sejenis. Sedangkan perpustakaan dalam pengertian sekarang ialah sebagai penyebar informasi aktif yang dibutuhkan pengguna perpustakaan atau dengan kata lain perpustakaan adalah suatu “service” atau “jasa” dan bukan semata-mata koleksi buku-buku dan majalah-majalah.[2] Dengan kata lain perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan atau bisa disebut perpustakaan adalah inti setiap program pendidikan dan pengajaran atau dalam bahasa asingnya “the heart of the educational programs”.[3]

B.     Definisi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi (akademi, sekolah tinggi, universitas, institut, politeknik) dimana para penggunanya adalah para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanan tri dharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena pentingnya lembaga perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan tersebut sering disebut sebagai jantungnya universitas yaitu dalam rangka penelitian ilmiah dan pengembangan ilmu pengetahuan. Untuk melaksanakan tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.[4]

Pada hakikatnya perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya.[5]

C.    Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1.      Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.

2.      Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.

3.      Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.

4.      Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.

5.      Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.[6]

Secara khusus tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang atau mendukung, memperlancar, serta mempertinggi pelaksanaan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di perguruan tinggi (yang dikenal dengan sebutan tri dharma perguruan tinggi), dengan melalui pelayanan informasi yang meliputi lima aspek yaitu :

a.       Pengumpulan informasi

b.      Pengolahan informasi

c.       Pemanfaatan informasi

d.      Penyebarluasan informasi

e.       Pemeliharaan atau pelestarian informasi[7]

Tujuan tersebut akan dapat terlaksana sebagaimana mestinya apabila :

1.      Terjalin hubungan kerja sama yang harmonis antara perpustakaan dengan dosen atau asisten;

2.      Diketahui tujuan instruksional dari mata kuliah yang diasuh oleh dosen atau asisten yang bersangkutan;

3.      Diketahui secara pasti strategi mengajar, kebutuhan perkuliahan dan penelitian para dosen atau asisten dan terjalin hubungan kerja sama antara perpustakaan dengan mahasiswa dari masing-masing bidang studi dengan menetapkan kebutuhan umum maupun individual sebagai persiapan tugas-tugas kelas atau penelitian lainnya.[8]

D.    Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut :

a.       Fungsi edukatif

b.      Fungsi informatif

c.       Fungsi riset

d.      Fungsi rekreatif.[9]

Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau sedikitnya dari dua segi yaitu:

1.      Dari segi layanan, perpustakaan mempunyai enam fungsi yaitu sebagai pusat:

a.       Pengumpulan informasi

b.      Pengolahan informasi

c.       Penelusuran informasi

d.      Pemanfaatan informasi

e.       Penyebarluasan informasi dan

f.       Pemeliharaan serta pelestarian informasi

2.      Dari segi program kegiatannya perpustakaan mempunyai tiga macam fungsi yaitu:

a.       Sebagai pusat layanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.

b.      Sebagai pusat layanan informasi untuk program penelitian, dan.

c.       Sebagai pusat layanan informasi untuk program pengabdian pada masyarakat.[10]

Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat di luar kampus.

E.     Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pengguna perpustakaan. Tujuannya adalah agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemustaka. Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau ditemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan sistem pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan, dimulai dari pembinaan dan pengembangan koleksi, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, dan kelengkapan fisik buku.[11]

Kegiatan pokok yang biasa dilakukan dalam pengolahan meliputi penomoran induk atau nomor registrasi yang harus dicantumkan baik pada buku induk dan pada buku yang bersangkutan. Selanjutnya koleksi akan melewati tahap berikut untuk dikelompokan atau diklasifikasikan dan dibuatkan katalog dengan menggunakan acuan tertentu.

Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar oleh masyarakat pemakai. Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan :

a)      Mengklasifikasi

b)      Mengkatalog

c)      Melakukan verifikasi data bibliografi

d)     Menentukan tajuk subjek

e)      Menentukan kata kunci

f)       Mengalihkan data bibliografi

g)      Menyunting data bibliografi

h)      Mengolah data bibliografi

i)        Membuat anotasi

j)        Membuat kelengkapan pustaka

k)      Menyusun daftar tambahan pustaka

l)        Menyusun bibliografi, indeks, dan sejenisnya

m)    Membuat kliping

n)      Membuat sari karangan

Dari semua kegiatan di atas, untuk pengolahan bahan pustaka kegiatan yang harus dilakukan sekurang-kurangnya adalah mengklasifikasi, mengkatalog, membuat kelengkapan pustaka dan menyusun daftar pustaka tambahan (Perpusnas RI, 2001).[12]

Pengolahan yang terorganisasi dengan baik akan memberikan dampak yang baik untuk kegiatan penelusuran temu kembali, karena kegiatan pengolahan ini sangat berkaitan dengan kegiatan penelusuran yang dilakukan oleh pengguna. Pengolahan yang sederhana dan mudah membuat para pengguna yakin akan penelusuran yang dilakukan.

F.     Tujuan Pengolahan

Tujuan dari pengolahan yaitu agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemustaka, karena pengolahan merupakan pekerjaan yang berurutan, mekanis, sistematik dan runtut. Adapun pengolahan koleksi dilakukan dengan manual dan komputerisasi.

G.    Prinsip-Prinsip Pengolahan

Adapun prinsip-prinsip dalam pengolahan bahan pustaka adalah :

·         Mempermudah pengaturan, penataan, dan penempatan.

·         Membantu mempermudah penelusuran oleh pemakai.

·         Tersedianya sarana penelusuran.

·         Teridentifikasinya semua koleksi dengan rapi dan baik.

·         Terpenuhinya informasi sebagai kelengkapan sumber informasi, seperti label, nomor panggil, kartu buku katalog yang disejajarkan menurut sistem tertentu.

·         Konsisten dalam kegiatan pengolahan.

H.    Langkah-Langkah Pengolahan

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah bahan pustaka adalah sebagai berikut :

1.      Inventarisasi

Tahap pertama pengolahan koleksi buku adalah mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah inventarisasi. Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, yang pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut :

a.       Tanggal pemesanan

b.      Tanggal penerimaan

c.       Tanggal pembayaran

d.      Tanggal inventaris

e.       Nomor inventaris

f.       Judul

g.      Pengarang

h.      Edisi

i.        Kota terbit

j.        Penerbit

k.      Tahun terbit

l.        Jumlah eksemplar

m.    Bahasa

n.      Asal

o.      Harga satuan

p.      Keterangan

Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a.       Pemberian cap perpustakaan

Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustaskaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.

b.      Pemberian cap inventaris

Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventaris. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau halaman akhir buku.

c.       Pemberian nomor registrasi atau nomor inventaris

Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukan identitas setiap koleksi perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk mencerminkan status asal koleksi yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan dan setiap koleksi hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.[13]

2.      Klasifikasi

Klasifikasi adalah pengelompokkan yang sistematis dari pada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama (Hamakonda dan Tairas, 2002).[14] Fungsi klasifikasi adalah sebagai alat penyusunan koleksi di rak, dan sebagai sarana penyusunan entri bibliografis dalam katalog tercetak, bibliografi dan indeks dalam tata susunan sistematis. Sedangkan tujuan klasifikasi adalah membantu pengguna mengidentikkan dan melokalisasikan sebuah dokumen berdasarkan nomor panggil dan mengelompokkan semua dokumen sejenis menjadi satu. Manfaat klasifikasi antara lain sebagai berikut :

a.       Pustakawan dan pembaca dapat meneliti koleksi yang telah ada di perpustakaan.

b.      Pustakawan dapat mengadakan keseimbangan koleksi agar koleksi semakin lengkap.

c.       Mudah membuat bibliografi dari suatu subjek tertentu.

d.      Mudah menemukan subjek yang dibutuhkan.

e.       Mudah mengembalikan pada tempat yang sama atau semula.[15]

Sistem pengelompokkan atau pengklasifikasian koleksi perpustakaan terdapat beberapa macam cara, antara lain adalah sebagai berikut :

a.       Pengelompokkan/klasifikasi artifisial, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan ukuran, warna ataupun data fisik lainnya.

b.      Pengelompokkan/klasifikasi fundamental, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan subjek.[16]

Sistem klasifikasi adalah suatu bagan pengelompokkan koleksi berdasarkan subjek atau bentuk, yang berfungsi sebagai alat untuk mengelompokan dan menyusun koleksi di rak secara logis dan menentukan lokasinya di rak. Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subjek ada yang menggunakan notasi atau tanda berupa huruf dan ada juga yang menggunakan angka.

Sistem klasifikasi yang menggunakan tanda huruf lazim disebut Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres / Library of Congress System. Notasi atau tanda huruf yang digunakan di dalam sistem itu, yakni sebagai berikut :

A         Karya Umum dan Poligrafi

            B         Filsafat dan Agama

            C         Sejarah

            D         Sejarah Kuno (kecuali Amerika)

            E – F   Sejarah Amerika

            G         Geografi, Antropologi

            H         Ilmu Sosial

            J           Ilmu Politik

            K         Hukum

            L          Pendidikan

            M         Musik

            N         Seni

            P          Bahasa dan Sastra

            Q         Ilmu Pengetahuan

            R         Kedokteran

            S          Pertanian

            T          Teknologi

            U         Ilmu Kemiliteran

            V         Ilmu Kelautan

            Z          Bibliografi dan Ilmu Perpustakaan

Sistem klasifikasi dengan menggunakan kode atau notasi angka, antara lain terdapat dalam Sistem Klasifikasi Persepuluhan Universal / Universal Decimal Classification System (UDC) dan Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey / Dewey Decimal Classification System (DDC). Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan perpustakaan adalah Dewey Decimal Classification (DDC). DDC diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 dan diterbitkan pada tahun 1876. DDC membagi ilmu pengetahuan manusia menjadi 10 kelas utama, masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, dan masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi, sehingga DDC mempunyai 10 kelas utama, 10 divisi dan 1000 seksi.

000      Karya Umum

100      Filsafat

200      Agama

300      Ilmu Sosial

400      Bahasa

500      Ilmu Murni

600      Ilmu Terapan

700      Kesenian, hiburan, dan olahraga

800      kesusastraan

900      Sejarah dan geografi

Di dalam klasifikasi DDC yang telah membagi kelas utama, divisi, dan seksi masih diperlukan tabel pembantu. Tabel pembantu berbentuk serangkaian notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek-aspek tertentu yang selalu terdapat dalam beberapa subjek yang berbeda. Tabel pembantu yang dipergunakan sebanyak 6 tabel pembantu, yaitu :

1.      tabel subdivisi standar (T1)

2.      tabel wilayah (T2)

3.      tabel subdivisi kesusastraan (T3)

4.      tabel subdivisi bahasa (T4)

5.      tabel ras, bangsa, kelompok etnis (T5)

6.      tabel bahasa-bahasa

3.      Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasar aturan tertentu.[17] Dalam pengertian lain, katalogisasi merupakan proses pengorganisasian bahan pustaka dan membuatnya dapat ditemukan kembali oleh pengguna perpustakaan pada saat ia membutuhkan bahan pustaka. Adapun secara sederhana, pengertian katalogisasi adalah proses pembuatan entri katalog sebagai sarana temu kembali informasi di perpustakaan.[18] Hasil pekerjaan katalogisasi adalah katalog yang memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pegarang, judul, penerbit, jumlah halaman, koleksi, ilustrasi dan sebagainya.[19]

Ada dua macam kegiatan dalam pembuatan katalog, yaitu katalogisasi deskriptif (descriptive cataloging) dan katalogisasi subjek (subject cataloging). Katalogisasi deskriptif merupakan salah satu tahap proses katalogisasi yang mendeskripsikan bahan pustaka secara fisik dan menentukan titik temu pendekatan (access point). Adapun katalogisasi subjek merupakan tahap proses katalogisasi lain, yang dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu penandaan tajuk subjek suatu bahan pustaka secara verbal dan penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka secara nonverbal.

Charles Ammi Cutter dalam Rules for A Dictionary Catalog menjelaskan bahwa tujuan katalog perpustakaan adalah sebagai berikut :

a.       Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarangnya, judulnya, atau subjeknya.

b.      Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan dari pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu, atau dalam jenis literatur tertentu.

c.       Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya. [20]

Adapun bentuk fisik katalog perpustakaan ada 4 macam, yaitu katalog kartu, katalog buku, katalog berkas, dan katalog online (OPAC).

4.      Kelengkapan pustaka

Pembuatan kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan itu antara lain :

a.       Pembuatan label buku yang berisi nomor panggil atau kode klasifikasi, tiga huruf pertama pengarang, dan satu huruf pertama judul buku.

b.      Kartu buku dan kantong buku.

c.       Slip buku atau slip tanggal kembali,

d.      Kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas).  Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e.       Sampul, untuk menjaga agar buku (koleksi) tetap bersih dan tidak mudah rusak.[21]

5.      Penyusunan koleksi (buku) di rak

Setelah buku atau bahan pustaka selesai diproses dan dilengkapi dengan berbagai kelengkapan, kemudian bahan pustaka tersebut harus segera disusun atau diatur pada rak buku untuk dilayankan kepada pemakai perpustakaan. Penyusunan buku di perpustakaan ada dua cara, yaitu :

1.      Penempatan yang tetap (Fix Locations), artinya sekali ditempatkan, seterusnya berada di tempat itu, jika ada penambahan koleksi akan ditaruh di tempat lain yang berdekatan dengan yang sudah ada.

2.      Penempatan relatif atau tidak tetap (Relative Locations), artinya penempatan koleksi dapat berubah atau berpindah karena koleksi yang sama subjeknya harus terkumpul pada satu tempat, sehingga terpaksa menggeser atau pemindahan yang sudah ada.[22]

BAB III

PEMBAHASAN TOPIK MASALAH

A.    Pengolahan Koleksi Buku di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Kegiatan yang ada di perpustakaan merupakan suatu sistem yang saling menunjang. Secara garis besar kegiatan tersebut meliputi pengadaan, pengolahan dan pelayanan pemakai. Di dalam bab ini penulis akan membahas mengenai kegiatan pengolahan bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pengolahan bahan pustaka merupakan langkah yang harus dilakukan dalam suatu perpustakaan, sejak bahan pustaka masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan atau dipinjam oleh pemakai. Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan yang dilaksanakan setelah bahan pustaka tersebut selesai diproses oleh tim pengadaan atau penerimaan, bahan pustaka yang diterima dari tim pengadaan ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan. Adapun kegiatan pengolahan yang dilakukan Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut :

1.      Pemberian subjek buku (Tajuk Subjek)

Setelah buku diterima dari bagian pengadaan maka tahap selanjutnya adalah pemberian subjek buku yang nantinya akan dicantumkan dalam katalog berupa topik. Pemberian subjek ini juga digunakan untuk menentukan kelas buku pada klasifikasi. Dalam menentukan subjek buku dapat diambil dari judul buku, daftar isi, dan isi buku.

2.      Klasifikasi

Klasifikasi adalah penentuan masalah atau subjek yang dibicarakan oleh koleksi tersebut. Setelah subjek bukunya diketahui, kemudian mencari kelas buku pada daftar klasifikasinya dan dilanjutkan dengan memberikan nomor klasifikasi pada koleksi tersebut. Klasifikasi merupakan inti dari pengolahan koleksi buku pada sistem penyimpanan yang nantinya akan digunakan dalam menentukan mudah atau tidaknya penemuan atau pencarian kembali bahan koleksi tersebut.

Sistem klasifikasi yang digunakan oleh Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi 21. Nomor klasifikasi ini merupakan salah satu komponen dari nomor buku. Nomor buku terdiri dari :

a)      Nomor klasifikasi ialah notasi klasifikasi masalah yang dibicarakan buku tersebut sesuai dengan DDC.

b)      Kode nama pengarang, ialah tiga huruf pertama nama pengarang ditulis dengan huruf kapital, dan satu huruf pertama dari judulnya.

3.      Penginputan data buku ke database

Setelah buku diklasifikasikan kemudian langkah selanjutnya ialah menginput buku tersebut ke dalam database yang tujuannya untuk mengetahui data-data buku tersebut serta untuk mempermudah dalam proses pencarian temu kembali. Software yang digunakan Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk penginputan dan untuk menjalankan proses pencarian informasi yaitu software Sipisis. Software Sipisis merupakan sebuah program aplikasi yang mendukung perkembangan perpustakaan menjadi lebih maju dari sistem manual menjadi sistem otomasi.

4.      Pemberian tanda kepemilikan 

Buku yang sudah diklasifikasikan dan di input ke database, kemudian diberikan tanda kepemilikan dengan di cap atau di stempel di 3 tempat antara lain di halaman judul, di bagian dalam isi buku, dan halaman akhir buku. Sedangkan untuk stempel nomor induk di cap pada halaman judul.

5.      Pemberian nomor induk

Untuk pemberian nomor induk, masih dilakukan secara manual dalam memberikan nomor induk pada setiap koleksi termasuk pada buku.

6.      Cetak label nomor kelas dan nomor induk (barcode)

Setelah pemberian nomor induk dan label nomor kelas maka tahap selanjutnya adalah mencetak label dan barcode yang dilakukan secara komputerisasi.

7.      Penempelan label dan barcode buku

Dalam penempelan label ada 2 macam yaitu pelabelan nomor kelas dan pelabelan nomor induk (barcode). Untuk label nomor kelas dipasang pada punggung buku dengan ukuran 3 cm dari bawah buku. Sedangkan label nomor induk (barcode) dipasang pada bagian depan halaman buku.

8.      Membuat kartu kendali buku

Setelah penempelan label dan barcode selesai, kemudian diteruskan dengan pembuatan kartu kendali buku yang diletakan di bagian belakang buku. Pembuatan kartu kendali ini berfungsi sebagai alat pengontrol buku yang dipinjam dan buku yang kembali.

9.      Penyusunan buku di rak

Setelah proses pengolahan koleksi selesai maka buku tersebut sudah bisa dipinjam dan tahapan selanjutnya adalah menyusun buku-buku baru ke dalam rak lalu mengabungkannya dengan buku-buku yang lama. Penyusunan buku dilakukan berdasarkan subjek dan nomor klasifikasinya.

B.     Analisa SWOT

1. Strength (kekuatan)

Pada Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta koleksi-koleksi yang ada sangat bervariasi, hal tersebut dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi terhadap pengguna perpustakaan, oleh karena itu Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terus mengembangkan koleksi-koleksi yang bermanfaat dan dibutuhkan oleh mahasiswa dalam proses pencarian informasi. Selain itu komunikasi antar pustakawan sudah terjalin dengan baik dan sudah dapat menjalin kerja sama yang baik.

2.      Weakness (kelemahan)

Dalam pengadaan bahan koleksi pada Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta jangka waktunya tidak pernah ditentukan dan hanya sesuai dengan anggaran dana yang turun dari akademik dengan cara mengajukan proposal terlebih dahulu, hal ini mengakibatkan kurang berkembangnya perpustakaan tersebut dalam perkembangan informasi.

3.      Opportunity (peluang)

Dalam pengadaan bahan koleksi, Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengadakan kerjasama dengan Asia Foundation, APA (American Psychology Association) dan LSM untuk mendapatkan bahan pustaka, selain itu Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta juga mendapatkan hadiah dan sumbangan koleksi buku dari sumbangan pribadi (dosen/mahasiswa/staf).

4.      Threat (ancaman)

Sarana dan prasarana yang ada pada Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sudah cukup baik, perpustakaan ini pun telah berbasis otomasi namun masih ada hal yang perlu diperhatikan yaitu belum adanya user education untuk para pemustaka yang bertujuan agar para pemustaka paham dan mengerti cara menggunakan OPAC dan juga dapat mematuhi tata tertib yang berlaku di perpustakaan karena sampai saat ini Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif  Hidayatullah Jakarta belum memiliki sistem keamanan yang memadai untuk menghindari terjadi pencurian buku.

BAB IV

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Setelah melakukan tugas Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dalam proses klasifikasi, Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi 21. Sedangkan untuk menentukan tajuk subjeknya menggunakan Daftar Tajuk Subjek (DTS).
2. Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak terlepas dari masalah-masalah dalam hal pengolahan. Seperti kesulitan menganalisis subjek, keterbatasan penguasaan bahasa, dan lain sebagainya.
3. Pada umumnya sistem pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sama halnya dengan proses kegiatan di perpustakaan umum dan perpustakaan perguruan tinggi lainnya. Mulai dari inventarisasi, pengklasifikasian, pengatalogan, pengecapan, pelabelan, hingga pengaktifan nomor induk.
4. Langkah-langkah pengolahan bahan pustaka untuk buku yaitu pertama, mencatat identitas buku ke dalam buku induk, mengisi kertas buram kerja, menentukan tajuk subjek dengan menggunakan Daftar Tajuk Subjek (DTS) dan menentukan nomor klasifikasi dengan menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) dan seterusnya.
5. Pada umumnya sebagian pemustaka yang datang ada yang ahli dalam menggunakan OPAC dan ada yang tidak.

B.     Saran

Sesuai dengan pembahasan di atas penulis melihat ada beberapa hal yang masih perlu mendapat perhatian dari para pengelola Perpustakaan Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Perpustakaan perlu menambah rak kembali untuk penyimpanan koleksi.
2. Sebaiknya di setiap sudut ruangan diberikan atau ditambahkan cahaya lampu.
3. Petunjuk-petunjuk yang ada di rak koleksi sebaiknya lebih spesifik dengan menggunakan nomor kelas berdasarkan kelas umum yang sudah ada di DDC 21, sehingga akan memudahkan para pemakai yang ingin mencari koleksi di rak buku.
4. Melakukan evaluasi secara berkesinambungan untuk mengetahui  kekurangan dan memperbaiki kekurangan tersebut agar ke depannya menjadi lebih baik lagi.
5. Menerapkan kedisplinan dalam peraturan peminjaman koleksi, seperti mempertegas sanksi peminjaman untuk koleksi yang terlambat dikembalikan.
6. Mengadakan user education untuk para pemustaka yang bertujuan agar para pemustaka paham dan mengerti cara menggunakan OPAC.

DAFTAR PUSTAKA

M. Amin Abdullah. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007.

F. Rahayuningsih. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007.

Abdul Rahman Shaleh. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta :  Universitas Terbuka, 1995.

Noerhayati Soedibyo. Pengelolaan perpustakaan jilid I. Bandung : Alumni, 1987.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1993.

Sunarto NS. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003.

Sunarto NS. Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi. Jakarta : Panta Rei, 2005.

Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktis. Jakarta : Sagung Seto, 2006.

Taslimah Yusuf. Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Umum. Jakarta : Universitas Terbuka, 1996

---

 [1]  Sulistyo-Basuki,  Pengantar Ilmu Perpustakaan,  (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1993), hal. 51.

[2]  Noerhayati Soedibyo, Pengelolaan perpustakaan jilid I, (Bandung : Alumni, 1987), hal. 28.

[3]  Ibid, hal. 1.

[4]  Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta : Universitas  Terbuka, 1995),  hal.17.

[5]  Noerhayati Soedibyo, Pengelolaan perpustakaan jilid I, (Bandung : Alumni, 1987), hal. 1.

[6]  Sulistyo – Basuki,  Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1993), hal. 52.

[7]  Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta : Universitas Terbuka, 1995),  hal.17.

[8]   Noerhayati Soedibyo, Pengelolaan perpustakaan jilid I, (Bandung : Alumni, 1987), hal. 3.

[9]   Ibid, hal. 51.

[10] Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta : Universitas Terbuka, 1995), hal.18.

[11]  Sulistyo – Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1993), hal. 228.

[12]  Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003), hal. 91.

[13]  F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, (Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007), hal. 38.

[14]  Ibid, hal. 47.

[15] Taslimah Yusuf, Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Umum, (Jakarta : Universitas Terbuka, 1996), hal. 95.

[16]  M. Amin Abdullah, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, (Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007), hal. 165.

[17]  Ibid, hal. 43.

[18]  M. Amin Abdullah, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, (Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007), hal. 130.

[19]  Sunarto NS. Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi, (Jakarta : Panta Rei, 2005), hal. 104.

[20]  M. Amin Abdullah, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, (Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007), hal. 131.

[21]  Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktis, (Jakarta : Sagung Seto, 2006), hal.184.

[22]  Ibid, hal. 185