Andeks Dan Abstrak

indeks dan abstrak merupakan dua istilah yang terdapat dalam bidang Ilmu Perpustakaan, dan di anggap sebagai jantung kepada sistem akses informasi. Pengguna perpustakaan terutama para peneliti menggunakan indeks dan abstrak untuk mendeteksi bahan di Perpustakaan. Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah artikel dari jurnal, kertaskerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang di indeks tetapi tidak di buat ringkasan adalah berita koran. Sebelum di terangkan lebih lanjut mengenai indeks dan abstrak, siswa harus memahami maksud bibliografi dan unsur informasi bibliografik. Maksud bibliografi dan Unsur Info Bibliografik Bibliografi adalah daftar bahan-bahan yang disusun mengenai sesuatu perkara oleh orang perseorangan atau kelompok atau badan-badan tertentu. Unsur informasi bibliografik atau data bibliografik adalah entri-entri penting yang dapat digunakan untuk tujuan dapatan semula informasi. Contoh entri tersebut adalah: nama penulis, judul, perkara, tahun, dan informasi-informasi lain dari bahan yang ingin diindeks yang difikirkan penting. 1. Definisi Pengindeksan Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi. Indeks dari segi bahasa didefinisikan sebagai : a. Sesuatu yang menunjuk atau menanda b. Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan untuk mencari dokumen yang dicari. Definisi lain menjelaskan pengindeksan adalah sebagai suatu proses menganalisa isi kandungan suatu bahan atau sumber informasi dan menerangkannya dengan menggunakan bahasa atau istilah di dalam sistem pengindeksan. Sistem pengindeksan ini bertujuan untuk menganalisa (menguraikan) suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya. Maka sebaiknya masing-masing karya itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan indeksnya. Para pengguna perpustakaan biasanya menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang ada di perpustakaan terutama dokumen yang biasa di indeks seperti; artikel dari jurnal, kertas kerja dan tesis. Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi panduan yang spesifik, juga mampu menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien dan dapat digunakan untuk mencari sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh kareena itu sebuah indeks harus lengkap dan tepat (complete and accurate). 2. Fungsi Pengindeksan Fungsi-fungsi pengindeksan antara lain : • Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan • Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar • Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari • Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya • Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi. 3. Unsur-unsur indeks Unsur-unsur indeks antara lain : a. Kosakata : • Hubungan antara klasifikasi-pengindeksan • Perbedaan dan persamaan entri klasifikasi • Tajuk subyek, istilah, deskriptor, kata kunci (Keyword). b. Bentuk Indeks : • Bentuk-bentuk yang ada • Bentuk-bentuk indeks yang dihasilkan komputer. 4. Komponen, Cakupan dan Jenis-jenis indeks Jenis-jenis indeks : • Indeks Belakang Buku • Indeks Berantai (Chain Index) • Indeks Nama / Pengarang • Indeks Berabjad • Indeks Kata kunci (keyword index) • Indeks KWIC / KWOC Indeks terbagi dalam beberapa jenis yaitu : a. Indeks Belakang Buku Indeks belakang buku adalah suatu istilah yang terdapat dibelakang sebuah buku dan biasanya disusun sesuai urutan abjad. Indeks ini digunakan sebagai panduan oleh pengguna dalam mencari topik yang dikehendaki tanpa perlu membaca keseluruhan isi dari suatu dokumen. Contoh indeks belakang buku seperti yang terdapat dalam Encyclopedia Britannica adalah : Automatic indexing Definition, 177 Nature of, 147-52 Other approaches, 152 Automatic methods Abstracting, 153-54 b. Indeks Berantai Indeks berantai adalah suatu kaedah mengindeks yang dapat membantu pengguna mengetahui hubungan antara satu istilah dengan istilah yang lain. Indeks berantai menghubungkan setiap konsep dengan konsep lain yang berkaitan. Indeks berantai menyediakan entri-entri tunggal secara terpilih satu demi satu yang tersusun sesuai dengan urutan abjad. Contoh indeks berantai seperti yang telah diperkenalkan oleh Ranganathan yaitu : UNITED STATES Television industry. Computer. Animation. TELEVISION. United States. Computers. Animation. COMPUTERS. Television industry. United States. Animation. ANIMATION. Computers. Television industry. United States. c. Indeks Nama Pengarang (Author Index) Indeks nama pengarang adalah suatu data yang berdasarkan urutan abjad nama pengarang. Pembaca biasanya merujuk kepada suatu hasil penulisan berdasarkan nama pengarang. Indeks berantai ini dapat membantu pengguna dalam mengenal suatu dokumen atau sumber informasi berdasarkan bidangnya, karena biasanya seorang pengarang itu kerap kali menulis dan dikenali berdasarkan bidang yang digelutinya. d. Indeks Berabjad Seperti halnya indeks nama pengarang indeks berabjad pada umumnya disusun sesuai urutan abjad berdasarkan subyek-subyek tertentu. Indeks ini dapat menjadi panduan ringkas dan terperinci dengan memasukkan istilah yang berkaitan termasuk nama pengarang dan nama tempat. e. Indeks Kata Kunci (Keyword Index) Indeks kata kunci adalah satu bentuk indeks yang dibuat berdasarkan istilah yang terdapat dalam setiap dokumen. Misalnya, yang dapat menjadi penunjuk kepada seluruh isi kandungannya. Salah satu dari sumber istilah tersebut adalah judul (tittle). Komponen utama bagi sebuah indeks adalah entri indeks (Indeks Entry) yang berfungsi sebagai panduan isi sebuah dokumen atau koleksi dari ilmu pengetahuan yang direkam (Recorder Knowledge). Entri ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu: • Headings, biasanya meliputi kata kunci atau istilah menerangkan suatu perkara. • Modification, menerangkan suatu perkara dengan lebih tepat. Modifikasi yang baik akan membantu mempastikan kerelevanan bagi suatu entri. Ketepatan modifikasi yang tinggi akan meminimalkan resiko memperoleh hasil pencarian yang tidak relevan. • References, atau disebut juga dengan “Locator “ atau petunjuk dengan menggunakan simbol, nomor kelas, yang menerangkan suatu bahan atau sumber informasi. Contoh: Heading ————- Abstracting 22-23 Forms 169-70 Modification ———– Journal 151-6 Petunjuk 30-1 ———– Reference 5. Pengindeksan Berkomputer Pengindeksan juga dapat dilakukan secara otomatis yaitu dengan menngunakan komputer. Salah satunya dengan adanya perangkat lunak khusus dan dengan cara membuat pangkalan data, proses pengindeksan ini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Perangkat lunak yang digunakan seperti CDS / ISIS (Computerized Documentation System / Integrated Set of Information Systems), PASCALadalah perangkat lunak yang mudah digunakan dan sesuai untuk membuat pangkalan data untuk menyimpan dan mendapatkan informasi. Perangkat lunak ini memberi kemudahan kepada pengguna yaitu : • Menentukan jenis dan bentuk entri dalam sebuah pangkalan data yang telah dibuat. • Memasukan data terbaru • Melakukan pengindeksan dalam menyusun entri-entri. • Melakukan pencarian (searching). • Melakukan cetakan (printing). Layanan Pengindeksan dan pengabstrakan ini dapat dilakukan melalui 2 cara : • Secara petunjuk yaitu menggunakan kartu. Kemudian kartu ini akan disusun menurut abjad sama ada bawah penulis atau kata sumber / perkara • Secara elektronik yaitu menggunakan komputer. Biasanya semua data yang dimasukkan ke dalam komputer akan diindeks oleh perangkat lunak yang digunakan. Proses penyusunan (sorting) akan di buat secara otomatis Contoh Dokumen yang biasa di Indeks : Bahan Buku • Pengarang • Judul buku • Edisi • Tempat terbit • Penerbit • Tahun di terbitkan Contoh : Yusup Hashim. Teknologi pengajaran. Edisi 2. Shah Alam: Fajar Bakti, 1998. Bahan Jurnal • Pengarang • Judul artikel • Judul Jurnal • Jilid • Nomor / bilangan • Tahun di terbitkan • Muka surat Contoh : Ding, Choo Ming. Khidmat abstrak, indeks di Internet. Pemikir 13. (Juli – September 1998): 175-190. Artikel Surat kabar • Pengarang • Judul artikel • Judul koran • Tanggal di terbitkan • Muka surat • Kolom Contoh: Shamsul Azree. Banyak kerabat GAPENA tidak aktif. Berita Harian, 31.12.1993: 25 Kertas kerja seminar / persidangan • Pengarang • Judul kertas kerja • Nama Seminar • Tempat Seminar • Tahun Seminar diadakan Contoh: Ahmad Kamari. Application of approriate engineering principles to improve food processing efficiency. Food engineering and the food industry seminar. Serdang, 17 May, 1983. Bahan Tesis • Pengarang • Judul tesis • Jenis tesis • Tahun di terbitkan Contoh: Amran Kasimin. Arabic words in the Indonesian vocabulary. Tesis Sarjana Universitas Kebangsaan Malaysia, 1976. BAB III PENUTUP Kesimpulan Indeks merupakan hal yang penting kepada para pengguna terutama kepada para peneliti. Kini kebanyakan informasi dapat diakses melalui layanan indeks berkomputer atau secara online di dalam bentuk pangkalan data CD-ROM atau melalui Internet. Hanya dengan mengetik kata-kata berdasarkan kata sumber tertentu yang diperlukan, semua bahan atau sumber informasi yang berkaitan dengan kata tersebut akan terdaftar. Pencarian informasi dengan metode ini lebih mudah daripada metode lama yaitu melalui indeks dalam bentuk petunjuk. Dengan cara yang lama pengguna harus melihat indeks yang kadang-kala mempunyai banyak jilid atau jumlah kartu yang banyak sebelum mengetahui informasi yang dicari atau diperlukan. Dengan proses Pengindeksan dibantu oleh sistem berkomputer, ia akan menjadikan proses pencarian informasi menjadi lebih efisien dan efektif. Pengindeksan subyek terdiri atas 2 tahap, yaitu: a. Analisis subyek Pada tahap ini pengindeks (indexer) mempelajari isi dokumen untuk mengetahui subyek(-subyek) apa saja yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen. Selain itu “browsing” dalam dokumen juga bisa bermanfaat. Hasil dari analisis ini ialah catatan ringkas tentang subyek-subyek pokok dokumen. b. Penerjemahan Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subyek dengan cara: • mencari dalam bagan klasifikasi (classification scheme, misalnya Dewey Decimal Classification) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subyek dokumen. Nomor kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tsb. dokumen disusun menurut subyek. • mencari dalam daftar tajuk subyek (subject headings list misalnya Daftar Tajuk Subyek LC) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk menyatakan subyek dokumen. Tajuk(-tajuk) subyek ini dijadikan tajuk entri tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subyek Hasil pengindeksan subyek = deskripsi indeks (index description), yaitu deskripsi ringkas isi dokumen. Wujud atau bentuk konkrit deskripsi indeks = nomor kelas, tajuk subyek, deskriptor Pada tahap pengindeksan subyek, perlu juga dilakukan pengendalian tajuk atau authority control agar penelusuran bisa menghasilkan match. Dalam daftar tajuk subyek tercantum: • istilah yang menjadi tajuk, • istilah yang sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk • istilah (tajuk subyek) yang berhubungan Untuk membantu pengguna yang mungkin berupaya menelusur lewat istilah sinonim, pengindeks harus membuat rujukan (reference) dari istilah yang tidak boleh dipakai ke istilah yang harus dipakai. Jika ITIK menjadi tajuk subyek, maka harus ada rujukan dari sinonimnya: Bebek Gunakan ITIK Rujukan lain yang perlu dibuat ialah rujukan yang menunjukkan hubungan antar tajuk subyek, misalnya: UNGGAS Lihat juga ITIK Makalah ini akan lebih fokus mengkaji bagian kedua dari suatu cantuman bibliografi yaitu pengindeksan subyek. ak Subyek Untuk Perpustakaan. Jakarta : Gunung Mulia, 1990. ilmu Perpustakaan dan Sistem Infromasi Kosa kata Indeks Pengindeksan - Semua kegiatan dalam pembentukan indeks atau sarana temu kembali lainnya (catalog or bibliografi). - Suatu teknik bibliografi yang mensyaratkan adanya pemahaman dokumen yang ditangani serta kemampuan dalam menerapkan peraturan pengatalogan, membuat analisis subyek, menggunakan standard/pedoman dalam menentukan kandungan intelektual/subyek. Pengindeksan - Deskriptif - Subjek Tujuan pengindeksan adalah memungkinkan ditemukanya dokumen yang relevan dengan cepat sesuai perminataan (match). Untuk meningkatkan kecocokan (match) maka diperlukan bahasa indeks.[1] Perbandingan bahasa alamiah VS bahasa indeks • Bahasa Alamiah Kelebihan: • Kekhususan tinggi maka ketepatan tinggi • Baik sekali untuk menjaring istilah “uniq” (nama orang, organisasi, dll) • Ketuntasan memungkinkan perolehan yang tinggi (tidak berlaku untuk databse yang hanya terdiri dari judul) • Selalu up-date dan istilah baru dapat langsung ditelusur • Menggunakan kata penulis, sehingga tidak terjadi salah penafsiran oleh pengindeks • Penelusur dapat menggunakan kata dan frase bahasa alamiah • Biaya input data rendah • Pertukaran data antar database mudah dilakukan, tidak terhambat oleh perbedaan bahasa indeks. • Bahasa Indeks Kelebihan: • Mengurangi beban pada tahap penelusuran (acuan untuk sinonim, pembedaan homograf, ada Scope Notes, peragaan istilah khusus; luas dan relevan) • Mampu meyatakan konsep yang sulit dinyatakan pada bahasa alamiah. • Mengatasi masalah sintaksis dengan istilah majemuk dan sarana lain • Pada pengindeksan yang membatasi ketuntasan, hilangnya ketuntasan dapat dicegah. • Bagus untuk database numeric dan multilingual. Kekurangan: • Kekhususan rendah • Kurang tuntas • Bahasa pegindeksan untuk mencapai ketuntasan sangat tinggi, kemungkinan terjadi kekeliruan karena pengindeks tidak memilih istilah tertentu. • Tidak segera up-date, perlu waktu untuk menambah istilah pada thesaurus. • Pengindeks kadang salah menafsirkan kata-kata penulis • Penelusur harus mempelajari/meguasai bahasa indeks • Biaya input tinggi • Petukaran database sulit dilakukan karena ketidaksesuaian antar bahasa indeks. Perkembangan pengindeksan subyek Pengindeksan konsep/ Assigned indexing - Pengindeksan kata/ Derived indexing Pengindeksan pra-laras/ pre-coordinated indexing - Pengindeksan pasca-laras/ post-coordinated indexing Bahasa indeks (control vocabulary/ kosa kata terkendali) - Bahasa alami (free language/ kosa kata bebas) Bahasa indeks & Bahasa alami Bahasa indeks (control vocabulary/ kosa kata terkendali) • Acces point ditetapkan oleh pengindeks • Cantuman akan terkelompok di bawah, lebih sedikit istilah • Pengelompokan dilakukan di bawah sejumlah istilah terbatas dan cakupan istilah jelas • Istilah yang menjadi acces point ditentukan manusia dan oleh sebab itu tidak terlepas dari subyektivitas dan kemungkinlan kekeliruan • Hubungan antar istilah ditunjukan dan dapat dimanfaatkan • Bahasa indeks relative statis, penambahan istilah baru pada DTS/Thesaurus harus melalui banyak waktu • Lazim dipakai dalam rangkaian data dan catalog tradisional • Memerlukan banyak intelektual pada pengindeksan • Presisi/ketepatan biasanya tinggi dan gangguan rendah • Tidak perlu mencari pada sinonim-sinonim • False drop relative sedikit Menggunakan istilah yang dipre-koordinasikan bila untuk menyatakan konsep tertentu perlu lebih dari satu kata. Bahasa alami (free language/ kosa kata bebas) • Acces point ditentukan oleh computer • Cantuman tersebar pada banyak kata istilah • Istilah diambil dari dokumen, jumlahnya tergantung dokmen dan cantuman istilah tidak selalu jelas • Computer menetapkan acces point dengan konsisten. Cantuman pasti dapat ditemukan lewat istilah yang ada dalam judul atau bagian lain yang diindeks • Hubungan antar istilah tidak ditnjukan, kecuali ada upaya khusus • Istilah-istilah yang digunakan mencerminkan perkembangan kemutakhiran bidang yang bersangkutan • Bersifat dinamis • Banyak ditemukan pada pangkalan data yang berteks lengkap • Memerlukan upaya intelektual pada tahap penelusuran • Banyak dokumen yang tidak relevan ikut terjaring • Semua sinonim dan variasi kata perlu ditelusur untuk memperoleh hasil yang komprehensif • Cenderung lebih banyak menghasilkan false drop, sebab ada kata/istilah yang mengandung lebih dari satu arti Kombinasi kata tidak dikendalikan sehingga dapat meimbulkan false drop (missal: perpustakaan sekolah bisa menjadi sekolah perpustakaan) Pengindeksan pra-laras dan pasca-laras Pra-laras Penggabungan konsep-konsep untuk menyatakan suatu subyek majemuk dilakukan pada tahap pengindeksan. Disebut pra-laras karena koordinasi/penggabungan istilah indeks untuk deskripsi indeks dilakukan pada tahapan masukan/input, Jadi sebelum (a pre) penelusuran dilakukan. Terutama digunakan pada indeks tercetak seperti dalam majalah indeks dan abstrak dan bibliografi nasional dan catalog subyek perpustakaan yang belum terotomasi (OPAC). Ciri-ciri: • Subyek majemuk diperlukan sebagai satu kesatuan • Pembentukan subyek majemuk dikerjakan pada tahap pengindeksan (input) • Perlu urutan sitasi agar pengindeksan taat azas • Pendekatan yang bersifat linear Permasalahan: • Urutan sitasi tidak dapat memuaskan semua pemakai • Dokumen berisi infromasi multi-dimensional bila disajikan secara linear hanya dapoat didekati dari salah satu unsurnya Maslah ini timbul karena system pra-laras adalah system satu tempat. Konsep primer atau faset yang disebut pertama menjadi titik temu konsep lai yang tersembunyi, system inilah yang banyak diperluakan oleh computer sebab: • Pertimbangan ekonomis sangat berguna apabila dalam indeks, bibliografi atau catalog untuk pendekatan subyek tiap dokumen akan diwakili oleh satu entri subyek saja. Pertimbangan praktis: dokumen hanya bisa di tempatkan pada satu tempat meskipun isinya multi-dimensional Pasca-laras Penggabungan konsep-konsep untuk menyatakan subyek majemuk dilakukan pada tahap penelusuaran (output). Disebut pasca-laras sebab koordinasi/ penggabungn istilah indeks dilakukan pada tahap penelusuran. Pada tahap pengindeksan dokumen diindeks dengan menggunakan istilah-istilah indeks yang mewakili konsep-konsep tunggal. Pada tahap luaran/ penelusur menggabungkan istilah-istilah indeks sesuai dengan subyek yang dicarinya. Penggabungan ini tidak memerlukan urutan sitasi karena pendekatan mejemuk dalam system pasca-laras bersifat multidimensional. Cirri-ciri: • Pada tahap input konsep tunggal diindeks • Tidak diperlukan urutan sitasi • Kombinasi konsep dilakukan oleh penelusur pada tahap penelusuran • Pendekatan bersifat multi-dimensional System pasca-laras baru bisa efektif apabila diterapkan dalam system berbasisi komputer Pengindeksan konsep/ Assigned indexing Pengindeks mempelajari isi dokumen untuk mengidentifikasi konsep-konsep penting yang dibahas dalam dokumen. Kemudian menggunakan bahasa indeks[2] untuk menetapkan notasi atau tajuk subyek yang dapat mewakili konsep-konsep tersebut. Sehingga dokumen yang ditemukan oleh penelusur relevan dengan kebutuhan. Ciri-ciri: • Mengunakan bahasa indeks[3]/ control vocabulary • Gangguan akibat sinonim atau homonym dapat teratasi • Hubungan antar konsep terlihat lewat acuan “xx/ see also” atau subyek yang berhubungan ditempatkan berdekatan dalam urutan systematis. • Penelusuran dapat diperluas/ dipersempit • Tidak dapat dikerjakan oleh mesin (computer) • Memerlukan kemampuan intelektual Pengindeksan kata/ Derived indexing Pengindeks mengambil kata/ istilah sebagaimana adanya dari judul dokumen. Ciri-ciri: • Menggunakan bahasa dokumen, bahasa alami/ kosa kata bebas • Gangguan terdapat pada sinonim atau homonim • Mudah dikerjakan dan tidak memerlukan kemampuan inelektual • Dapat dikerjakan mesin (computer) Pengindeksan kata ini dapat didasarkan pada: • Abstrak • Pengindeksan judul dokumen Keuntungan: • Tidak memerluakn pemikiran pada tahap input • Bisa dikerjakan computer • Proses pengindeksan cepat dan murah • Mencerminkan teknologi mutakhir Kerugian: • Tidak semua judul menunjukan isi dokumen • Cakupan dokumen sering lebih khusus dari pada yang dinyatakan dalam judul • Judul hanya menunjukan tema utama dokumen • Perolehan rendah meskipun ketepatan tinggi • Tidak ada panduan untuk penelusur kee istilah yang sama (sinonim) atau berkaitan Hasil dari pengindeksan judul dokumen: • Indeks kata kunci/ Catchword title index • Manipulasi kata-kata dalam judul sehingga konsep secara bergilir menjadi titik akses. • Kata yang menjadi kata kunci ditempatkan disebelah kiri (awal batas) diikuti oleh sisa judul. • Harus dikerjakan menurut peraturan tertentu dan masih memerlukan pemikiran. • Indeks keyword in context/ KWIC[4] Tiap kata yang signifikan menjadi titik temu seprti pada indeks kata kunci ditempatkan di tengah baris dengan sisa judul disebelah kanan dan kirinya. Untuk memilih kata yang signifikan harus ada stoplist berisi kata yang tidak berguna sebagai acces point, missal: kata sandang (a, the) dan kata-kata lain spt: and, very, also, he, she, where, dsb. • Indeks keyword out context/ KWOC Tiap kata yang signifikan menjadi titik temu dan ditempatkan disebelah kiri (awal baris) diikuti oleh judul lengkap. • Pengindeksan berdasarkan seluruh teks dokumen Pengindeksan otomatis hanya dapat dilakukan apabila system telah tercomputerized dan teks dokumen berformat machine readable text (berbentuk elektronik/ digital). Harus ada stoplist untuk mencegah pengindeksan berdasarkan kata yang tidak signifikan seperti kata sandang, kata depan, kata sambung, dll. Computer kemudian menyusun semacam daftar peringkat kata berdasarkan frequensi pemunculan kata. Yang berada di atas menjadi index term. Batas antara kata yang dipilih dan tidak dipilih antara lain; dapat tergantung dari jumlah absolute, jumlah relative (tergantung panjang teks). Ada pula system yang diprogram untuk memilih kombinasi kata/frase, mimilih akar kata, memberi bobot pada akar kata/frase. Selain criteria frequensi ada pula cara lain yang dapat digunakan untuk meningkatkan relevansi, yaitu dengan mengindeks kalimat pertama dan terakhir dari tiap-tiap paragraph saja, berdasarkan asumsi bahwa kalimat pertama biasanya merupakan kalimat topic[5] dan jika tidak demikian dalam banyak kasus kalimat terakhirlah yang menjadi topic. Pengindeksan otomatis cenderung memberikan banyak kemudahan dan juga berbagai kelebihan, tetapi sebagai sitstem pengendalian kosa kata ia cenderung terganggu oleh false drop (perolehan tinggi dan ketelitian rendah).